Despre evenimentele corporate niciodata nu se spune si nu se scrie suficient de mult si asta nu doar pentru ca sunt complexe si presupun un grad ridicat de atentie, spirit organizatoric si capacitatea de a rezolva mai multe probleme simultan, ci si pentru ca trendurile acestei nise sunt in continua schimbare.
Orice eveniment corporate primeste, inevitabil, „girul” companiei. Cu alte cuvinte, de reusita acestuia depinde modul in care imaginea companiei va fi perceputa pe mai departe. De aceea, decat un eveniment organizat la repezeala, doar ca sa fie „bifat” in lista de activitati a companiei, mai bine lipsa.
Managerii de evenimente sunt acele persoane creative si foarte riguroase, capabile sa coordoneze totul, astfel incat fiecare sa stie ce are de facut. In ajutorul lor, va prezentam cinci aspecte de care trebuie sa se tina cont la planificarea unui eveniment de tip corporate:
Ce tip de eveniment urmeaza sa organizeze ?
Comanda exact tipul de catering potrivit acestuia. Exista mai multe variante, insa, daca e sa reducem totul la esenta, vorbim de trei tipuri majore: cocktail (cu aperitive servite de catre chelneri si consumate in picioare pe parcursul intregului eveniment; potrivit pentru manifestari informale), pranz/cina de gala (invitatii sunt asezati la mese si servesc un meniu format din doua feluri principale si desert; potrivit pentru manifestari sobre si formale) si cateringul de tip bufet (in care invitatii isi aleg singuri – cu sau fara ajutorul chelnerilor – ce vor sa serveasca, urmand sa consume mancarea la mese, in picioare sau asezati pe scaune; potrivit, de asemenea, pentru evenimente mai relaxate).
Cum arata locatia in care va avea evenimentul ?
Un organizator de evenimente nu trebuie sa se bazeze doar pe informatiile oferite de terti sau poze de la fata locului. Se recomanda sa mearga in persoana, acompaniat de consultatul firmei de catering, sa viziteze inainte spatiul destinat evenimentului pentru a sti exact cum va decurge acesta (si, desigur, servirea mesei pentru invitati, fiind importante aspecte precum – pe unde este adusa mancarea, pe unde intra si ies chelnerii, unde se instaleaza bucataria provizorie sau unde se depoziteaza bauturile etc. De asemenea, daca evenimentul prevede ca anumite tipuri de preparate sa fie gatite/definitivate chiar in timpul evenimentului, trebuie verificat daca spatiul ales permite acest lucru sau nu).
Proba meniului de catering
Prezentare, design, cantitate, gust, logistica. Toate acestea sunt aspecte esentiale pentru mancarea ce urmeaza a fi servita la eveniment si trebuie sa existe certitudinea ca totul va decurge conform asteptarilor.
Chelneri si personal auxiliar.
Acestia trebuie sa fie corect instruiti, familiarizati cu spatiul in care va avea loc evenimentul si cu tipul de mancare ce va fi servit, dar si cu numarul de invitati. De asemenea, acestia pot purta uniforme insemnate cu logoul sau alte elemente distinctive ale companiei.
Tematica, stil, personalizare.
Conteaza ca evenimentul sa aiba coerenta si sa fie in acord cu stilul companiei. Cu alte cuvinte, sunt anumite detalii necesare pentru ca evenimentul companiei sa se integreze perfect in suita de activitati reprezentative ale companiei – de exemplu, folosirea culorilor corporative, a logoului companiei, oferirea de mici cadouri/suveniruri personalizate, decorarea spatiului in care va avea loc evenimentul in armonie cu obiectivul acestuia si caracteristicile companiei.
